ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ SPOLEČNOSTI MALGEN SERVICES S.R.O.

(Uchazeči o zaměstnání)

Tyto zásady ochrany osobních údajů (dále jen „Zásady“) Vás informují o tom, jak Malgen Services s.r.o., se sídlem V tůních 1770/10, Nové Město, 120 00 Praha 2, IČ 293 62 008 (dále jen „Malgen“, „Společnost“ nebo „my“) získává, uchovává a dále zpracovává Vaše osobní údaje, a to v souvislosti s poskytováním služeb Společností.

1. Obecná ustanovení

Cílem těchto Zásad zpracování osobních údajů pro uživatele vydané Společnosti dle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 (dále jen „GDPR“) je poskytnout informace o tom, jaké osobní údaje Společnost, jako správce osobních údajů, zpracovává o fyzických osobách, které jsou vůči němu v pozici uchazečů o zaměstnání a návštěvníků webových stránek Malgenu, k jakým účelům a jak dlouho Společnost tyto osobní údaje v souladu s platnými právními předpisy zpracovává, komu a z jakého důvodu je může předat, a rovněž informovat o tom, jaká práva fyzickým osobám v souvislosti se zpracováním jejich osobních údajů náleží.

Tyto Zásady se týkají zpracování údajů uchazečů o zaměstnání společnosti Malgen a návštěvníkům našich webových stránek (dále jen „Uchazeči“ nebo „Vy“), a to vždy v rozsahu osobních údajů odpovídajícím jejich postavení vůči Společnosti.

Tyto Zásady jsou účinné od 25. května 2018 a jsou vydány v souladu s GDPR za účelem zajištění informační povinnosti Společnosti jako správce dle čl. 13 GDPR.

2. Správce osobních údajů

Správcem Vašich osobních údajů je společnost Malgen, kdy aktuální kontaktní údaje jsou dostupné na https://www.malgen.cz/kontakty/.

3. Kategorie osobních údajů zpracovávaných Společností

Osobním údajem je jakákoli informace, která se vztahuje k fyzické osobě, kterou je Společnost schopná identifikovat Uchazeče o zaměstnání. V souvislosti s právním poměrem mezi Vámi a Společností může docházet ke zpracování následujících kategorií osobních údajů.                                                                                                            

3.1 Základní osobní identifikační údaje

Jedná se o takové údaje, které jsou nutné pro uzavření a plnění smlouvy a jedná se zejména o následující osobní údaje:

  • akademické a další tituly;
  • jméno a příjmení;
  • adresa trvalého bydliště; a
  • rodné číslo či datum narození;

3.2 Kontaktní údaje

Jedná se o následující osobní údaje:

  • e-mail;
  • telefonní číslo; a
  • doručovací adresa.

3.3 Údaje získávané od Vás pro zařazení do evidence uchazečů o zaměstnání

Jedná se o následující osobní údaje:

  • dosažené vzdělání a kvalifikace;
  • podobizna;
  • vlastnictví řidičského, zbrojního průkazu;
  • trestní bezúhonnost; a
  • další údaje případně Vámi poskytnuté Malgenu v životopisu.

3.4 Kamerový systém

V prostorech Malgenu je umístěný kamerový systém z důvodu bezpečnosti a ochrany oprávněných zájmů Malgenu a Vás. Tyto prostory jsou také označeny upozorněním o kamerovém systému.

4. Účel, doba a právní důvod zpracování osobních údajů

4.1 Zpracování z důvodu plnění smlouvy a plnění zákonných povinností a z důvodu oprávněného zájmu

4.1.1 Zpracování osobních údajů při plnění smluvní povinnosti

Společnost zpracovává Vaše osobní údaje za účelem vyjednávání a uzavření pracovní smlouvy, která je nebo bude uzavřena mezi Vámi a Společností, kdy právním titulem zpracování je tedy plnění smlouvy. Pro tyto účely jsou zpracovávány osobní údaje v rozsahu základních osobních identifikačních údajů, kontaktní údaje a údaje získávané od Vás pro zařazení do evidence uchazečů o zaměstnání jak jsou definovány v čl. 3 těchto Zásad.

Tyto osobní údaje jsou Společností zpracovávány pouze po dobu existence smluvního vztahu mezi Vámi a Společnosti, po jeho skončení pouze pokud tak ukládá zákon nebo oprávněný zájem Malgen.

4.1.2 Zpracování osobních údajů na základě oprávněného zájmu

4.1.2.1 Kamerové záznamy

Malgen provozuje kamerový monitorovací systém v prostorách Společnosti pro účely prevence škod. Kamerové záznamy jsou uchovávány pouze elektronicky po 3 dny, případně po dobu prošetření konkrétní situace v případě podezření, že došlo ke způsobení škody, přestupku, ke spáchání trestného činu či z jiného oprávněného důvodu.

4.1.2.2 Vymáhání splnění závazku

V případě, že by nám z Vaší strany vznikla jiná škoda či újma, můžeme rovněž Vaše osobní údaje zpracovávat na základě oprávněného zájmu spočívajícím ve vymáhání našich pohledávek a/nebo určení, ochraně a výkonu právních nároků Společnosti. Vaše osobní údaje můžeme za tímto účelem uchovávat po dobu promlčecí lhůty dle z.č. 89/2012 Sb., občanský zákoník.

4.1.3 Zpracování na základě Vámi uděleného souhlasu

4.1.3.1 Vaše osobní údaje při uchazečů o zaměstnání

V případě, že nám uděláte souhlas se zpracováním osobních údajů, budeme Vaše osobní údaje, jak jsou definovány v čl. 3 těchto Zásad, zpracovávat za účelem vedení evidence potenciálních zaměstnanců.

Takto shromážděné osobní údaje budou Malgenem uchovávány po dobu 5 let ode dne udělení souhlasu. Svůj souhlas můžete kdykoli odvolat. Odvolání souhlasu působí pouze do budoucna a není tedy dotčena zákonnost předchozího zpracovávání založeného na tomto souhlasu.

4.1.4 Cookies

Při používání našich internetových stránek může docházet ke zpracování vašich osobních údajů prostřednictví cookies. Více informací o tom, jak používáme cookies, naleznete na https://www.malgen.cz/GDPR

5. Kterým třetím stranám osobní údaje předáváme

Společnost při plnění svých závazků a povinností ze smluv využívá odborné a specializované služby jiných subjektů. Pokud tito dodavatelé zpracovávají osobní údaje předané Společností, mají postavení zpracovatelů osobních údajů a zpracovávají osobní údaje pouze v rámci pokynů od Společnosti a nesmí je využívat jinak.

Jedná se zejména o:

  • dodavatele IT systémů, kteří mohou, v určitých případech, mít přistup k Vašim osobním údajům;
  • externí právní zástupci, pokud je to nezbytné pro vymáhání pohledávek nebo pro ochranu našich oprávněných zájmů;
  • auditoři.

Se zpracovateli osobních údajů dle předešlého odstavce jsme uzavřeli smlouvy o zpracování osobních údajů, které zaručují nejméně stejnou úroveň ochrany vašich osobních údajů jako tyto Zásady.

Společnost v rámci plnění svých zákonných povinností předává Vaše osobní údaje orgánům veřejné moci na základě povinnosti stanovené zákonem.        

6. Zabezpečení osobních údajů

Malgen zavedl a udržuje nezbytná přiměřená technická a organizační opatření, vnitřní kontroly a procesy bezpečnosti informací v souladu s nejlepší péčí o Zaměstnance a ohledem na jejich práva, odpovídající možnému hrozícímu riziku pro subjekty údajů. Zároveň zohledňuje stav technologického vývoje s cílem chránit osobní údaje před náhodnou ztrátou, zničením, změnami, neoprávněným zveřejněním nebo přístupem. Tato opatření mohou mimo jiné zahrnovat zejména přijetí přiměřených kroků k zajištění odpovědnosti zaměstnanců, kteří mají přístup k citlivým údajům a dokladům, školení zaměstnanců, pravidelné zálohování, postupy pro obnovu dat a řízení incidentů, softwarová ochrana zařízení, na kterých jsou uložena osobní data a další.

7. Vaše práva k osobním údajům

Pokud uplatníte jakékoliv své právo podle tohoto čl. 7 Zásad nebo dle platných právních předpisů, informujeme o přijatém opatření nebo vymazání Vašich osobních údajů nebo omezení zpracování v souladu s Vaším požadavkem každého příjemce, kterému byly tyto údaje poskytnuty podle čl. 5 těchto Zásad, pokud takové sdělení bude možné a/nebo nebude vyžadovat nepřiměřené úsilí.

Pokud si přejete uplatnit tato práva a/nebo získat příslušné informace, můžete nás kontaktovat prostřednictvím e-mailu job@malgen.cz nebo písemně na adrese sídla Společnosti. 

Pokud budete svá práva uplatňovat, můžeme od Vás požadovat o poskytnutí některých identifikačních informací, které jste nám poskytli. Poskytnutí takových údajů je nezbytné pro ověření, zda byl příslušný požadavek skutečně zaslán Vámi. Odpovíme vám do jednoho měsíce po obdržení vaší žádosti, přičemž si však vyhrazujeme právo tuto lhůtu prodloužit o dva měsíce.

7.1 Právo na přístup k osobním údajům

Dle čl. 15 GDPR máte právo na přístup k Vašim osobním údajům, které zahrnuje jednak právo získat od Společnosti:

  • potvrzení, zda zpracovává jeho osobní údaje,
  • informace o účelech zpracování, kategoriích dotčených osobních údajů, o příjemcích, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny, plánované době zpracování, o existenci práva požadovat od Společnosti opravu nebo výmaz osobních údajů týkajících se Vašich osobních údajů nebo omezení jejich zpracování nebo vznést námitku proti tomuto zpracování, právu podat stížnost u dozorového úřadu, o veškerých dostupných informacích o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od subjektu údajů, skutečnosti, že dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování, o vhodných zárukách při předání údajů mimo EU,

 

v případě, že nebudou nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob i kopii osobních údajů.

V případě opakované žádosti bude Společnost oprávněna za kopii osobních údajů účtovat přiměřený poplatek.

7.2 Právo na opravu nepřesných údajů

Dle čl. 16 GDPR máte právo na opravu nepřesných osobních údajů, které o Vás Malgen zpracovává. Zaměstnanec má rovněž povinnost oznamovat změny svých osobních údajů a doložit, že k takové změně došlo. Zároveň je povinen poskytnout součinnost Společnosti bude-li zjištěno, že osobní údaje, které o něm zpracovává, nejsou přesné. Opravu provedeme bez zbytečného odkladu, vždy však s ohledem na dané technické možnosti.

7.3 Právo na výmaz osobních údajů

Dle čl. 17 GDPR máte právo na výmaz osobních údajů, které se Vás týkají, pokud Společnost neprokáže oprávněné důvody pro zpracování těchto osobních údajů. Společnost má nastaveny mechanismy pro zajištění automatické anonymizace či výmazu osobních údajů v případě, že již nejsou potřeba k účelu, pro nějž byly zpracovávány.

7.4 Právo na omezení zpracování

Dle čl. 18 GDPR bude mít subjekt údajů do doby vyřešení podnětu právo na omezení zpracování, pokud bude popírat přesnost osobních údajů, důvody jejich zpracování nebo pokud podá námitku proti jejich zpracování.

7.5 Právo na přenositelnost osobních údajů

Dle čl. 20 GDPR Máte právo na přenositelnost údajů, které se Vás týkají a které jste nám poskytli, a to ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Zároveň máte právo nás žádat o předání těchto údajů jinému správci.

V případě, že by výkonem tohoto práva mohlo dojít k nepříznivému dotčení práv a svobod třetích osob, nelze vaší žádosti vyhovět.

7.6 Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů

Dle čl. 21 GDPR máte právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů Společností.

V případě, že Společnost neprokáže, že existuje závažný oprávněný důvod pro zpracování, který převažuje nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, Malgen zpracování na základě námitky ukončí bez zbytečného odkladu.

7.7 Právo na odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů

Pokud udělíte Společnosti souhlas se zpracováním osobních údajů, tak je možné jej kdykoliv po tomto datu odvolat. Odvolání je zapotřebí učinit výslovným, srozumitelným a určitým projevem vůle, a to buď písemně na adresu sídla Společnosti nebo prostřednictvím e-mailové adresy job@malgen.cz

7.8 Právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů

Máte právo podat stížnost týkající se našeho zpracovávání Vašich osobních údajů u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7. Internetové stránky úřadu: www.uoou.cz.

8. Aktualizace Zásad ochrany osobních údajů

Tímto Vás upozorňujeme, že tyto Zásady ochrany osobních údajů můžeme upravovat či aktualizovat. Jakékoliv změny těchto Zásad se stanou účinnými po jejich zveřejnění www.malgen.cz/GDPR Společnosti.

 

 

V Praze 23.5.2018                                                                            Bc. Radek Vach, MBA

                                                                                                          Jednatel společnosti.